接收省直二级单位档案的若干规定
一、范围
第1条省档案馆接收省直二级单位的档案,是指接收省人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位形成的档案。
第2条省直常设二级单位形成的应该永久保存的档案,以及撤销单位的全部档案,均须向省档案馆移交。
第3条凡反映移交单位的主要职能活动,具有历史研究和科学研究价值的各种门类的档案(文书档案、科技档案、会计档案、影片、照片、录音、录像带档案以及其他专门档案),以及与本单位业务工作有关的资料,都属于移交范围。
第4条为避免馆藏档案内容重复现象,除直接针对本单位工作的发文外,凡属中共中央、国务院、省委、省政府、专业主管部门的普发性文件,原则上不移交进馆;单位之间相互发送的重要文件,除反映同一问题的请示、批复外,一般只由发文单位归档移交,收文单位的上述档案不移交进馆。
第5条省直二级单位应自成立之日起,每隔20年左右向省档案馆移交一次档案。
二、档案案卷质量要求
第6条移交单位的全部档案,应先按不同载体、不同内容区分门类,再在每个门类内依照年度——组织机构(或问题)分类。分类方法一经确定,必须前后一致,不要随意变动。
第7条档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用的原则。
第8条归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整。要特别注意收集各种会议记录、工作总结、典型调查、各种统计报表、内部工作计划、财务预决算、职工名册等档案材料。
第9条在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。
第10条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷。
第11条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前,依据材料等在后。
第12条卷内文件材料,应按排列顺序,依次编写页号或件号。进馆档案的页号或件号不得用铅笔编写。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面右上角,背面(有文字内容的)左上角填写页号;不装订的案卷,应逐件编件号,并在卷内每份文件材料的右上方加盖档号(包括全宗号、目录号、件号)章;图表和声像材料应在装具上或背面逐件编号。若是重新整理的档案,要擦掉或划掉文件材料上多余的页号、张号,并注意保持文件整洁。
第13条按规定格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的文件材料虽有题名但不准确的应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内,不得简写(如本局、本公司、李书记、张经理)。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
第14条卷内的备考表内,填写整理和利用中发现的情况,以及需要说明和注意的问题,并将立卷人、检查人姓名、时间填上,以示负责。备考表置卷尾。
第15条案卷封面,应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简明,确切地反映卷内文件材料内容:一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文字简练,使用简称应通用易懂,用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第16条卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按修裱技术修整,字迹已扩散的应重抄或打印,并组在一起,抄件放前,原件放后;文件材料纸张小于16开纸的要托裱,有的字迹写的太满或接近装订线的,要把有文字部分拆回卷内,并裱加边条再装订。案卷应采用三孔一线的方法装订;不装订的案卷,卷中的文件应逐件用细线装订。
第17条档案保管期限的划分,应按国档发[1987]27号文件《文书档案保管期限表》,结合本单位档案文件材料的实际情况进行。
第18条案卷格式和质量应符合国家的有关规定。
三、案卷排列和编目
第19条案卷依组织机构或问题分类排列,上级卷排在有联系的组织机构(或问题)后面。在年度下如采用按问题分类,则先综合和政工类案卷,后业务类案卷。整个排列次序应始终一致。
第20条案卷目录号的编制,一般以装订一本案卷目录为一个号。文书档案、科技档案、“影片、照片、录音、录像带”档案和其他专门档案,应各自编制案卷目录,并按永久、长期、短期分别编制案卷目录。
第21条案卷号的编排与档案的分类相一致,按案卷排列次序编流水号,一个案卷目录号内,不得有重复的案卷号。
第22条移交单位,应建立全宗卷;全宗卷内应有立档单位的历史沿革、全宗介绍、案卷目录、交接凭证、销毁清册等材料。全宗卷内容应反映出:机关成立时间、原因、撤销时间与原因;机关的性质、任务、职权和隶属关系及演变,名称变化,内部机构和直属机构的设置及其演变,机关负责人姓名等,及档案数量、内容与成份,完整情况,分类原则,整理情况,鉴定情况,档案有无损坏变质等情况。
第23条移交档案时,要将全宗卷与卷内文件目录随同档案一起移交。案卷目录与卷内文件目录一式三份,自存一份,交省档案馆二份。
第24条本规定自1990年度起实行。