湖南省档案馆接收档案的若干规定
为了保证进馆档案的质量,适应档案管理规范化、标准化和现代化的需要,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》和国家档案局颁发的《档案馆工作通则》的规定,结合省直单位的实际情况,特制定本规定。
一、接收范围
1、应该进馆的档案,必须以全宗为单位进行整理,分阶段移交。每个阶段的时间为20年左右。撤销单位的档案,从撤销之日起6个月内完成移交。
2、移交的档案,必须保持全宗的完整性。凡反映移交单位主要职能活动(包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中所形成的各项内容、各种形体的档案,特别是文件底稿、各种会议记录、总结报告、典型调查、统计报表、职工名册等),具有科学历史研究价值的档案,均应收集齐全,集中统一移交。
3、移交单位除移交本单位形成的档案外,还要移交中央主管部门文件材料形成的档案。
4、移交接收档案的保管期限为永久和长期案卷,撤销机构的短期案卷也应移交。
5、与档案有关的资料,按要求整理后,随档案一并移交。
二、分类
1、各移交单位的档案分类,依年度——组织机构(或问题)分类法。即在一个全宗单位内,档案首先按年度分开,然后在年度内依组织机构(或问题)分类。
2、分类方法一经确定,必须前后一致,不要随意变动。类别设置要符合本机关机构和档案的实际情况。类与类之间界限清楚,不要互相交叉;类与属类的层次要分明,不要上下混淆。
三、鉴定与划分保管期限
1、档案保管期限的划分,根据国家档案局1983年4月颁发的《文书档案保管期限的规定》,并结合本单位档案文件材料的实际情况进行。
2、档案移交前必须经过鉴定,具有长期、永久保存价值的案卷和短期案卷分别编目,以区分移交和机关自己保存两大部分。
四、组卷
1、组卷以保持文件之间的历史联系,区分文件的保存价值,便于保管和利用为原则;案卷内容力求单一化或专题化。
2、同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发与原件等应立在一起。
3、电报同文件一起组卷。
4、录音带、录像带、影片、照片等档案与文书档案统一整理编目,分开保管。
五、卷内文件排列
1、卷内文件按时间顺序、问题联系或重要程度排列,要有条理,成系统。
2、在一组文件中,有下级请示和本级批复的,批复排列在前,请示在后;有本级请示和上级批复的,请示排列在前,批复在后。有正件和附件的,正件排列在前,附件在后。文件的正本排列在前,底稿在后;重要文件定稿在前,其他修改稿在后。
3、专案文件材料排列。结论、决定、判决性文件在前,调查报告、本人交待、检举揭发、旁证、罪证材料在后。司法部门形成的案件档案,按司法部门的规定排列。
六、编写页号、件号
1、文件材料整理成卷后,一律编页号。如卷内只有一份印件并已编页号,则不再编页号。编号位置,左侧装订的编在右上角(两面有字的第二页号编在左上角);右侧装订的编在左上角(两面有字的第二页号编在右上角)。
2、录音带、录像带、影片、照片、图表等应编件号。编号位置可在明显的空白处或在背面。
七、填写卷内文件目录和备考表
1、进馆档案必须填写统一的卷内文件目录。卷内目录表上的文件题名项按文件的标题名填写,不能随意更改和简化。卷内文件目录格式如下:
顺序号文件责任者题名时间文字件号文件所在件号分类号缩微号备注2、无题名或题名不能反映内容的文件,要准确地重新拟写题名。没有责任者、时间的文件,应尽量考证清楚。会议记录要写明会议名称、次数和时间。
3、每卷卷未的备考表内,填写整理和利用中发现的情况,以及需要说明和注意的问题。
八、填写案卷封面与拟写案卷题名
1、档案卷皮式样一律按省档案局统一印制的卷皮式样。卷皮采用250克牛皮纸,长宽规格为29×21厘米,厚度为1厘米、1.2厘米、1.5厘米、2厘米四种。统计表册、图纸等,依其不同厚度使用省档案局统一印制的卷盒。
2、案卷封面和脊背上的项目要填写齐全;用毛笔或注碳素墨水的钢笔书写,字迹工整,清晰;档号中的全宗号按省档案馆通知的号码填写。
3、案卷题名应确切地揭示卷内文件内容,一般应包括责任者、问题、名称三部分。体式一致,文字简练。使用简称要通用易懂。
九、案卷装订与文件修复
1、案卷装订前去掉文件上的金属物,破损文件要修补完好;字迹扩散模糊不清的要复制,复印件与原件一起组卷装订。装订线上有字迹的要加边托裱。纸张窄了的应加边。
2、装订前文件要折叠整齐,不用裁切。装订用线绳,卷脊要衬垫平整;装订线要拉紧订牢;不能掉页、倒页,不压字,不损坏文件,不妨碍阅读。
3、不装订的案卷,应按份装订文件。要逐件编全宗号、目录号、案卷号和页号。
十、案卷排列和编号
1、案卷依组织机构或问题分类排列,上级卷排在有联系的组织机构(或问题)后面。在年度下如采用按问题分类,则先综合和政工类案卷,后业务类案卷。在组织机构或问题类之下再按先永久后长期次序排列。整个排列次序应前后一致。
2、案卷号的编排与档案的分类相一致,按案卷排列次序编流水号。
十一、编制案卷目录
1、编制案卷目录以全宗为单位,与档案分类相一致,按案卷排列次序编制案卷目录。
2、案卷目录表上的项目要填写齐全。案卷题名应与案卷封面上的题名完全一致。案卷目录式样如下:
案卷号题名年度保管期限卷内页数分类号缩微号备注3、案卷目录应编制一式三份,一分留存,两份移交。
十二、编写机关和全宗历史考证
编写机关历史沿革或全宗介绍,应包括机关成立时间、原因,撤销时间与原因,机关的性质、任务、职权和隶属关系及其演变,内部机构和直属机构的设置及其演变,机关负责人姓名等。还应包括档案的数量,完整情况,分类原则,整理情况,鉴定情况,档案有无损坏变质情况等。
十三、本规定自1985年度起实行。