湖南省档案馆档案数字化副本和电子档案利用办法
为进一步规范档案数字化副本的利用工作，加强对档案纸质原件的保护，提高档案利用效率，保障档案信息安全，特制定本办法。
第一条档案数字化副本是指纸质档案经过数字化处理后形成的电子副本。利用者利用档案数字化副本前需提供身份证、介绍信等相关证明文件在利用前台进行登记，并在接待工作人员指定的计算机上进行查阅利用。
第二条 授权的计算机查阅账号与密码仅供利用者本人使用，不得借予他人。该查阅账号与密码限一次性查阅，有效期为一天。
第三条 接待工作人员须认真审核利用者查档需求，按利用者需求进行档案数字化副本目录或全文赋权。控制使用的档案不得违规赋权。
第四条 档案数字化副本经开放鉴定后方可对外利用。查阅控制使用的民国档案的数字化副本时，需经馆分管领导同意后方可利用；查阅控制使用的现行档案的数字化副本时，需由立档单位或承接原立档单位职能的单位开具介绍信，立档单位撤销的需经馆分管领导同意后方可利用。
第五条利用者在利用档案数字化副本时禁止拍照、截屏、拷贝文件等操作，禁止将自带电脑接入本馆局域网。
第六条需要打印档案数字化副本的应提出打印申请，经审批后，由工作人员负责打印。档案的文件审批单、文件底稿、草稿件等过程性文件不予打印。档案数字化副本每人次打印20张，均须标记“湖南省档案馆馆藏”水印。
第七条 利用者结束利用档案数字化副本时，接待工作人员要及时撤销其查阅账号与密码，确保档案信息安全。
第八条接待室数据库终端计算机实行专机专用，不得联网，不得外接u盘、移动硬盘等移动存储介质，不得擅自拷贝档案数据，避免信息数据外泄。
第九条接待工作人员需使用本人专用帐户登录馆藏档案管理系统，不得使用他人账户登陆操作，不得将帐户信息泄露给他人，不得允许非接待工作人员使用数据库终端计算机。
第十条本规定由湖南省档案馆负责解释。
第十一条本规定自发布之日起施行。